Emre Aladağ
İK’da dijital akış kararı: işe alım teklif aşamasında bitmiyor
Amerikan Verimlilik ve Kalite Merkezi’nin (APQC) araştırmasına göre İK ekipleri çalışma zamanlarının %60’ını idari ve rutin işlere harcıyor. Çalışanların yalnızca %20’si ise İK’nın şirket stratejisinde kritik bir rol oynadığını belirtiyor. Bu tablo karşısında Plena Pro, işe alım sürecini teklif aşamasında kesmeden tek akışta dijitalleştirmeyi hedefliyor.
Plena Pro’nun yaklaşımında iş ilanından SGK işe giriş bildirimine kadar süreç, e-imza ile sözleşme, e-Devlet doğrulaması, adayın belgelerini telefonundan yüklemesi ve kontrollerin otomatik yapılması dahil aynı akışta ilerliyor. Sistemde SGK işe giriş bildirimi de bu akışın devamında tamamlanıyor.
BİS Çözüm Genel Müdür Yardımcısı ve Ortağı Gizem Güneşdoğdu, işe alımın kurumla yetenek arasındaki ilk bağ olduğunu vurgulayarak “ilan hazırlama, CV ayrıştırma ve skorlama, IVR ile sesli görüşme, video mülakat, vaka çalışması ve teklif tek bir akışta ilerliyor. Bizi asıl ayrıştıran ise sürecin teklifle bitmemesi” dedi.
“Tek akış”ta ilan, görüşme ve teklif süreçleri aynı hatta ilerliyor
Güneşdoğdu, Plena Pro’daki akışın teklif sonrası adımları da kapsadığını belirterek E-imza ile sözleşme, e-Devlet doğrulaması ve adayın belgelerini telefonundan yükleme dahil tüm kontrollerin otomatik yürütüldüğünü anlattı. Özellikle eksik belge takibinin sistem tarafından yapılıp adayın yönlendirilmesini içerdiğini ifade etti.
Ayrıca Güneşdoğdu, toplanan özlük verilerinin bordrodan izin yönetimine kadar tüm İK sistemlerini otomatik beslediğini; kimsenin tek tek çalışan kaydı açmadığını söyledi. “Aday sabah teklifi kabul ediyor, öğleden önce özlük dosyası eksiksiz kurulmuş oluyor” diyen Güneşdoğdu, manuel süreçlerin yorması yerine teknolojinin ekiplere konfor sağladığını ve riski azaltmayı hedeflediğini kaydetti.
İşe giriş hazırlığında hedef 15 dakikaya inmek: 5 güne karşı
Plena Pro verilerine göre uçtan uca akışın işe giriş hazırlığına somut etkisi zaman hedefiyle ölçülüyor. Yapay zekâ destekli altyapıyla ilan hazırlama süresi 5 dakikanın altına inerken aday değerlendirme ve kısa liste oluşturma 5 günden 1-2 saate düşüyor.
İşe giriş hazırlıkları ise 3-5 iş gününden 15 dakikanın altına indiriliyor. Evrak tamamlama oranının daha ilk günden %95in üzerine çıktığı ifade ediliyor. Mobil ve self-servis çözümlerle rutin taleplerin de %40’a varan oranda azalması hedefleniyor.
Güneşdoğdu, bu kazanımın yalnızca hız anlamına gelmediğini vurgulayarak manuel süreçlerde eksik belge, hatalı veri girişi ya da geciken SGK bildiriminin idari yaptırım ve itibar riski doğurduğunu söyledi. Otomatik kontroller ve entegrasyonların bu riski 0’a yakın hale getirmeyi amaçladığını belirtti.
Otomasyonla hata riski azalıyor, süreç KVKK uyumuna göre ilerliyor
Güneşdoğdu, süreç uçtan uca KVKK’ya uyumlu ilerlediğini ifade etti. Süreçten vazgeçen adayların ve işten ayrılan çalışanların verilerinin saklama süreleri gözetilerek hızlı ve güvenli biçimde imha edildiğini söyledi.
Şirketin anlatımına göre bu sayede hem hız kazanılıyor hem de kişisel veri tarafında denetime hazır bir ilerleyiş sağlanıyor. İK ekipleri de operasyonel yükten sıyrılarak kurum kültürüne, yeteneği elde tutmaya ve çalışan esenliğine odaklanabiliyor.
Yoğun işe alım dönemlerinde ölçek etkisi: aynı ekip 3 kata kadar
Uçtan uca dijital akışın en çarpıcı etkisi, işe alımın kesintisiz ve yüksek hacimli olduğu dönemlerde görülüyor. Perakendeden lojistiğe, çağrı merkezinden hizmet sektörüne kadar geniş yelpazede yoğun işe alım yapılan alanlarda aynı İK ekibinin kapasitesinin 3 kata kadar artırılması hedefleniyor.
Güneşdoğdu, yoğun dönemlerde boş kalan her pozisyonun müşteriye dokunamayan bir hizmet noktası anlamına geldiğini belirterek IVR ile sesli görüşmelerin aynı gün tamamlanabildiğini, video mülakatların adayın uygun olduğu saatte ilerlediğini ve teklif ile evrak sürecinin telefondan tamamlandığını anlattı.
Aynı İK ekibinin ek kadro oluşturmadan daha fazla adayı yönetebildiğini söyleyen Güneşdoğdu, işbaşı süresinin de günlerden saatlere indiğini kaydetti. Adayların günlerce yanıt beklemediğini; işe başlayan çalışanların ise ilk gününü evrak peşinde koşmak yerine işini ve ekibini tanıyarak geçirebildiğini ifade etti.
Dijital akışın etkisi: hızlı işe başlangıç ve daha şeffaf deneyim
Aday deneyimi açısından süreç, hızlı, şeffaf ve zahmetsiz bir işe başlangıç deneyimi olarak tarif ediliyor. Adayın teklif ve evrak adımlarının günlerce yanıt beklemeden ilerlemesi hedeflenirken, işe başlayan çalışanın da ilk gününü idari süreç takibine odaklanmadan geçirmesi amaçlanıyor.
Çalışan ve kurum tarafında ise verilerin saklama süreleri ve imha süreçleri gözetilerek yönetilmesiyle belirsizliklerin azaltılması hedefleniyor. Ayrıca özlük dosyasının eksiksiz kurulmasıyla İK operasyonlarının daha düzenli ilerlemesi sağlanıyor.